Nueva normativa de fichaje para empresas. Todo digitalizado.

En 2024 se cumplieron los 5 años desde que se aprobó en España la obligatoriedad de que todas las empresas llevaran el control de la jornada laboral de sus empleados.

Esto implica que se debe registrar tanto el inicio como el final de la jornada de cada empleado. Además, las empresas tienen la obligatoriedad de guardar los registros durante 4 años.

¿Es válido el registro de la jornada laboral en papel?

Hasta este año, 2024, la ley obliga a los trabajadores a fichar, en papel o en formato digital, la entrada y salida de su jornada laboral. Por consecuencia, la ley obliga a todas las empresas a tener implementado un sistema de registro horario que permita a cada empleado, de forma individual, fichar cada día su hora exacta de entrada y salida.

En 2025 se prevé la entrada en vigor de la nueva Ley, que obligará a las empresas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados por medios digitales. Esto implica que, a partir de 2025, si la ley entra en vigor, ya no será válido el papel para el control de la jornada laboral.

Con este nuevo requisito, se pretende dar acceso inmediato a los inspectores a la Base de Datos del control de horario.

¿Fichaje con huella dactilar o reconocimiento facial?

En 2007, el Tribunal Supremo apoyó el uso de sistemas biométricos para el control de la jornada laboral en las empresas pero, El Comité Europeo de Datos, años más tarde les obligó a rectificar y modificar el criterio, alegando que el uso de estos sistemas suponen el uso y tratamiento de datos biométricos sensibles.

A día de hoy, ninguna empresa puede obligar a sus trabajadores a fichar con huella dactilar, o con reconocimiento facial.

Como para todo, cabe la excepción, permitiendo el uso de datos biométricos en caso de existir el consentimiento explícito del trabajador.

¿Qué consecuencias puede tener no fichar en el trabajo?

La realidad es que no fichar en el trabajo puede tener graves consecuencias tanto para el empleado como para la empresa.

La empresa puede tener las siguientes consecuencias:

• Multa: En caso de tener una inspección de trabajo en la que el inspector no detecte un sistema que permita fichar. Se considera una infracción grave que conlleva una multa entre los 626€ y los 6.250€.
• Demanda laboral: Las empresas que no tienen un control adecuando del registro horario de sus empleados se arriesgan a una demanda laboral, por incumplimiento de los derechos de los trabajadores.

El empleado puede tener las siguientes consecuencias:

• Imposibilidad de demostrar horas extras: En caso de que el empleado no fiche, o no lo haga de la forma correcta, no tendrá posibilidad de demostrar que ha trabajado horas extra.
• Reclamaciones complicadas ante un accidente laboral: En caso de que el empleado no fiche, o no lo haga de la forma correcta, en caso de un accidente dentro de su jornada laboral puede complicar la reclamación.

¿Qué ocurre si un empleado se niega al control de su jornada laboral y no ficha la entrada y la salida?

Toda empresa tiene el deber de tomar medidas ante un empleado que se niega a fichar su jornada laboral correctamente.

• Notificaciones formales: Si un trabajador no ficha, lo recomendado es informar de la obligatoriedad de registrar su entrada y salida, facilitando los medios necesarios en cada caso. Es importante documentar todas las incidencias relacionadas y comunicarle formalmente el trabajador las posibles consecuencias de su comportamiento.
• Sanciones: En caso de que el empleado se niegue a cumplir la ley sobre el Registro de Jornada Laboral, se considera un incumplimiento laboral, que conlleva a posibles sanciones para el trabajador. Estas dependerán de la graduación de faltas y sanciones establecidas en el convenio laboral. Cabe destacar que, nunca podrán ser ni una reducción de vacaciones/descansos ni una reducción de sueldo.
• Despido: En caso de que la negativa del empleado se mantenga en el tiempo, se puede considerar una falta grave, y por consecuencia, la empresa puede iniciar un despido disciplinario.

¿Qué debe cumplir el Registro de la Jornada Laboral para que sea válido?

Hasta el día de hoy, no hay un modelo oficial para el registro pero, para que sea correcto debe:

• Incluir hora de inicio y fin de la jornada para poder probar el tiempo efectivo de trabajo.
• Conservar los registros de jornada durante 4 años, mínimo.
• Que el registro horario sea clara y preciso.
• Respetar el descanso diario y semanal de los empleados.
• En caso de tener empleados en modalidad de teletrabajo también deben cumplir el control de jornada laboral.

El Objetivo.

El objetivo de la nueva normativa es acabar con el registro de la jornada laboral de los empleados en papel, ya que esta se considera fácil de manipular. Además, también se tiene en cuenta facilitar la comprobación telemática de los datos por parte de las administraciones encargadas de la Inspección de Trabajo, sin necesidad de estar físicamente en la empresa.

Tendrán la posibilidad de conectarse en remoto a la Base de Datos de la empresa en la que se registran las jornadas y comprobar los datos que consideren oportunos.

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