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¿Qué es un ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema integrado de gestión empresarial que permite a las organizaciones coordinar y optimizar sus procesos internos. Centraliza datos y funciones clave como contabilidad, recursos humanos, inventario y producción en una sola plataforma, lo que mejora la eficiencia operativa, reduce costes y facilita la toma de decisiones estratégicas.

¿Para qué sirve un software ERP?


Un software ERP sirve principalmente para dos propósitos fundamentales: como almacén de datos y como gestor y planificador de recursos.

En su condición de almacén de datos:

  • Almacena y facilita el acceso a información precisa, consolidada y actualizada, siguiendo la filosofía del dato único para evitar duplicidades y errores. Esto permite la planificación, la anticipación de situaciones de riesgo y la identificación de oportunidades de negocio, facilitando la toma de decisiones fundamentadas y acertadas.

  • Aporta valor a la información contextualizándola y completándola, proporcionando detalles sobre el origen, causas y consecuencias de los datos, lo que amplía el conocimiento concreto sobre ellos y reduce la dependencia de la intuición.

En su condición de gestor y planificador de recursos:

  • Automatiza procesos y operaciones, permitiendo la conexión automática de flujos de trabajo entre diferentes áreas departamentales dentro de una misma organización o proyecto. Esta automatización mejora tanto la eficiencia como la calidad de las operaciones, por ejemplo, al integrar el trabajo de áreas como compras y ventas, facturación y contabilidad, o compras y almacén, optimizando el desempeño global de la empresa.

    Procesos que mejoran a través del ERP

    La implementación de un software ERP conlleva mejoras significativas en diversos procesos operativos y estructurales en una empresa. Automatizar y agilizar estos procesos son ventajas clave que contribuyen a mejorar la gestión general de una empresa.

    A continuación, se detallan algunos de los procesos que experimentan una mayor efectividad con la ayuda de un ERP:

    • Gestión de Compras: El ERP facilita funciones como pedidos automáticos a proveedores según máximos y mínimos, consumos y pedidos de clientes. Además, agiliza el registro de entradas de mercancías, permitiendo la incorporación de pedidos servidos al albarán, y simplifica la parte administrativa mediante un sistema intuitivo de conformación de facturas.

    • Gestión de Ventas: El software permite relacionar todos los documentos del proceso de ventas, desde presupuestos hasta facturas, pasando por pedidos y movimientos de almacén, proporcionando una visión integrada y facilitando el seguimiento del proceso.

    • Gestión de Comisiones: Facilita la definición, cálculo y control de comisiones de venta por representante, determinando períodos acumulables, generando la contabilización del devengo y del pago, y permitiendo obtener listados según diversos criterios.

    • Gestión de Stocks: Proporciona en tiempo real el estado de las existencias en los almacenes de la empresa, así como su valoración según diferentes criterios, y ofrece potentes listados y consultas para simplificar esta tarea.

    • Gestión de Cobros y Pagos: Automatiza la contabilización de cobros y pagos, garantizando su seguridad y adelantándose a la recepción de extractos bancarios al utilizar registros contables y previsiones como fuente de información fiable. También facilita la integración con otras aplicaciones para relacionar y hacer seguimiento de documentos relacionados con operaciones de compra/venta.

    • Gestión de Relación con Bancos: Optimiza la conciliación bancaria automática, el punteo de movimientos del extracto contra los propios contables, la generación automática y/o manual de asientos, y simplifica la gestión de cuentas bancarias, proporcionando información detallada sobre condiciones pactadas, histórico y límites de crédito.

    • Gestión de Declaraciones: Permite generar declaraciones con un solo clic, proporciona un calendario fiscal para planificar declaraciones pendientes y un histórico para consultar las ya presentadas. Además, amplía la emisión de libros y facilita la obtención de certificados para presentaciones telemáticas.

Conclusión

En resumen, un ERP mejora significativamente la eficiencia y la efectividad en múltiples aspectos operativos y administrativos de una empresa, lo que contribuye a una gestión más ágil y precisa de los recursos y procesos empresariales.

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